Conditions générales et termes de vente - CLEP SPRL


Conditions générales séjours linguistiques/working-holiday/PVT

Conditions générales programmes scolaires/highschool/seconde rhéto

Conditions générales études supérieures/programmes universitaires

Conditions de ventes de voyages

Conditions assurance annulation optionnelle


Information Planet est une marque faisant référence à et qui est représentée :

En Belgique par l’entreprise Cultural & Linguistic Experience Program (C.L.E.P. SPRL) ayant son siège social à l’Avenue louise, 486 (B14), 1000 Bruxelles (TVA : BE0842.097.679) qui est une entreprise établie légalement en tant que société privée à responsabilité limitée inscrite au greffe du tribunal du commerce de Bruxelles et qui agit comme agent, consultant et intermédiaire d’écoles, de collèges, d’universités, d’institutions, organisations, etc. mentionnés dans nos programmes.

Ceux-ci assurent le bon fonctionnement et la responsabilité du service réservé. Nous assurons la garantie de travailler exclusivement avec des institutions reconnues et prestigieuses dans nos pays de destinations.

CLEP SPRL agit également comme agence de voyage de catégorie A.


Conditions générales des Séjours linguistiques - cours de langue - Working Holiday - Gap Year

1. Applicabilité 

1.1 Dans les présentes conditions générales, «Information Planet» désigne la société CLEP Sprl et / ou une société affiliée à CLEP Sprl.

1.2 Ces conditions s'appliquent à toutes les offres d’Information Planet et à tous les accords conclus avec Information Planet et avec son organisation partenaire.

1.3 La personne qui participe ou prévoit de participer aux programmes d’Information Planet ou souscrit l’un des services d’Information Planet sera dénommée «le participant».

1.4 Les conditions générales des organisations partenaires qui collaborent avec Information Planet font partie intégrante des conditions générales d’Information Planet.

1.5 Information Planet agit en tant que représentant des écoles de langues, collèges et institutions étrangères. Dans ce cadre, Information Planet est intermédiaire entre ces institutions et écoles partenaires. 

2. Services

2.1 LES SERVICES D’INFORMATION PLANET pour les séjours linguistiques, Gap Year, et les working holiday COMPRENNENT :

a) Un entretien destiné à orienter le participant dans le choix de son école et des cours. Ceci en fonction des objectifs, des caractéristiques personnelles, de ses capacités financières ou toute autre information que le participant nous fournira.

b) De l’information sur les écoles partenaires d’Information Planet telles que les cours, la durée, forme de paiement, les politiques d’annulation et de remboursement ainsi que sur la culture et les règles du pays en général. Ceci, afin de permettre au participant de choisir au mieux son programme de cours.

c) Intermédiaire pour l’inscription aux cours du participant dans l’école de son choix. Ceci est basé sur les formulaires d’inscription (Enrolment Form) d’Information Planet et de l’école choisie qui seront remplis par le participant.

d) La remise, au participant, des documents officiels envoyés par l’école tels que la lettre d’offre (letter of offer), documents d’acceptation, CoE (Confirmation of Enrolment), I-20, etc.

e) Accompagnement et aide pour les démarches en vue de l’obtention d’un visa à l’exception des services d’accompagnement pour des démarches d’immigration permanente qui ne sont pas comprises.

f) La possibilité de réserver des services additionnels tels qu’une assurance voyage ou le transfert de devises vers le pays d’accueil.

g) Une aide, dans la mesure du possible, à résoudre n’importe quel conflit entre le participant et les écoles, collèges, organisations, etc. où Information Planet aura été l’intermédiaire pour la réservation.

h) Orientation du participant à travers des agences locales du réseau Information Planet (par exemple en Australie et au Canada) dans les pays d’accueil où cela est possible uniquement. Ce service comprend un conseil sur des informations générales sur la vie sur place, l’aide à la recherche d’un logement, les moyens de transport, l’aide à la réalisation d’un CV au format du pays d’accueil, une assistance dans la recherche d’un emploi, etc. Le service comprend l’accès à des sessions d’informations sur ces thèmes. L’orientation des participants pour les autres destinations sera toujours assurée par nos écoles ou agences partenaires.

i) L’assistance, au travers des agences locales du réseau Information Planet, notamment en Australie et au Canada, dans le choix de nouveaux cours ainsi que l’assistance dans le renouvellement d’un visa si le participant en manifeste le besoin.

j) Un accès aux services des agences locales du réseau Information Planet en Australie et au Canada et/ou une assistance de nos partenaires sur place pour les autres destinations en tant que participant faisant partie du réseau Information Planet.

2.2 LES SERVICES D’INFORMATION PLANET pour les séjours linguistiques et Working Holiday ne comprennent pas:

  • L’obtention d’un travail dans nos pays de destinations. Nous ne garantissons, sous aucune circonstance, l’obtention d’un emploi dans le pays d’accueil.
  • Sauf indication contraire, les prix ne comprennent pas :
  • L’argent de poche sur place
  • Les assurances complémentaires d’annulation ou de voyage
  • Transfert à destination depuis les gares ou aéroports
  • Cautions éventuelles pour les logements sur place
  • Frais d’inscription aux examens officiels sur place
  • Frais de passeport et de visa
  • Suppléments éventuels en cas d’allergie ou régime alimentaire particulier

3. Inscription et paiement

3.1 En vous inscrivant, vous acceptez les conditions générales de CLEP SPRL. Les inscriptions sont faites par la remise des formulaires d’inscription d’Information Planet CLEP SPRL/ ) par email, par la poste, par fax ou en ligne ainsi que par le paiement des frais de dossier sur le compte de l’entreprise. Ces frais de dossier varient entre 60 et 290 € selon le programme et la destination du séjour.

3.2 La réservation est effectuée uniquement après réception du formulaire d’inscription et du dossier (si applicable) dûment complétés et signés (ou validés en ligne) et paiement des frais de dossier mentionné ci-dessus.

3.3 Le prix total des cours ou autres services devra être payé dans les délais mentionnés sur la facture envoyée par Information Planet. Le paiement final de toutes les sommes restant dues devra être effectué au plus tard 4 semaines avant le départ. Si un participant s’inscrit dans un délai inférieur à 4 semaines, le solde restant dû doit être versé immédiatement après l’envoi de la confirmation de réservation. Information Planet (CLEP SPRL/ ) se réserve alors le droit de refuser le paiement et de confirmer l’inscription si le paiement des sommes restant dues est effectué moins de 4 semaines avant le début du programme (cours, stage, working holiday,…).

3.4 Si le programme choisi va de pair avec une demande de bourse du Plan langue (anciennement « Plan Marshall ») auprès du FOREM, veuillez prendre en compte la remarque suivante : Les bourses sont versées par le FOREM, il est de la responsabilité du candidat et de ses ayants droit de faire les démarches nécessaires auprès du FOREM pour bénéficier de la bourse. Le versement intégral, à Information Planet, des frais de participation au programme choisi reste d’application.

3.5 Dans certains cas, le participant pourra être amené à devoir payer en devise du pays d’accueil (selon la destination). Nous mettons à disposition des clients une solution de paiement leur permettant de payer directement à l’institution partenaire le montant de son programme. En cas de paiement fractionné (“installments”), les paiements suivant pourront être fait directement dans nos agences locales du réseau Information Planet Australie ou Canada dans la devise du pays.

3.6 Vous recevrez votre confirmation de paiement et l’adresse de votre hébergement généralement dans la quinzaine précédant votre départ. En cas de non-paiement des frais de dossier ou de la facture, votre réservation peut être annulée par Information Planet, tout en appliquant les conditions d’annulation citées au point 4. Tout changement dans votre réservation doit nous parvenir par écrit et entraîne des frais de dossier de minimum 50 euros. Un changement de destination, d’école ou un raccourcissement de la durée des cours ou du séjour est considéré comme annulation et non pas comme changement de réservation.

4. Annulation et remboursement

4.1 En cas d’annulation de votre programme de cours, vous devez nous en faire part par courrier recommandé le plus rapidement possible. En cas d’annulation par le participant ou ses représentants légaux moins de 2 mois avant le départ prévu lors de l’inscription, des frais d’annulation de 300 € au minimum seront dus à Information Planet (CLEP SPRL/ ) ou les frais suivants sur le montant total du programme ou séjour :

  • de 2 mois à 31 jours avant le départ prévu initialement : 20%
  • de 30 à 15 jours avant le départ prévu initialement : 40%
  • de 14 à 08 jours avant le départ prévu initialement : 60%
  • de 07 à 05 jours avant le départ prévu initialement: 80%
  • moins de 05 jours avant le départ prévu initialement : 100%

Par départ, nous entendons le commencement prévu du programme de cours ou de l’hébergement organisée par Information Planet.

4.2 En cas d’arrivée tardive dans le pays d’accueil ou en cas d’absence durant le programme choisi, aucun remboursement ne sera accordé. Un retour anticipé, qu’elle qu’en soit la raison, ne peut justifier un quelconque remboursement de la part d’Information Planet. Aucun remboursement ne sera effectué une fois le séjour commencé.

a) Le prix des cours ou autres services ainsi que les frais administratifs ne peuvent être utilisés à d’autres fins.

b) Les frais de dossier, mentionnés au point 3, facturés par Information Planet ne seront en aucun cas remboursés.

4.3 Nous conseillons à nos participants de souscrire une assurance annulation au moment de la réservation pour prévenir de tout risque éventuel. Nous proposons des formules d’assurance annulation via nos partenaires.

5. Déroulement du séjour et des cours

5.1 Information Planet n’est pas responsable d’une quelconque modification, indépendante de sa volonté, des programmes de cours concernant les disponibilités ou changements d’horaires.

5.2 Sauf indication contraire, certaines excursions, les frais d’examens, les frais de transport sur place, le matériel pédagogique et les frais de visa ne sont pas inclus et doivent être payés directement sur place. Les jours fériés locaux ou nationaux n’entraînent aucun remboursement ni aucune compensation sauf dans le cadre de cours particuliers qui seront compensés.

5.3 Information Planet et CLEP SPRL ne peuvent être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations initialement prévues en raison de défaillance de ses prestataires de service, de conflits ou de troubles graves échappant à son contrôle. Information Planet (CLEP SPRL) ne pourra être tenu pour responsable de pertes, dommages subis par des personnes ou par des biens et quelle qu’en soit la cause, Information Planet (CLEP SPRL) ne pourra être tenu responsable en cas d’accident sur le lieu du séjour. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne…) pourra être engagée.

6. Culture et différences

6.1 Le participant a pris connaissance que le mode de vie et les coutumes du pays de destination sont différentes de celles de son pays d’origine.

6.2 Les habitudes normales telles que la nourriture, les cours, le logement, le transport, les distances, etc... ne seront pas les mêmes que dans son pays d’origine . Par conséquent, le participant devra s’adapter au style de vie de son pays de destination.

6.3 Le participant s’engage à respecter les lois du pays de destination ainsi que les normes de fonctionnement des diverses organisations, écoles, entreprises, etc. Plus spécialement en ce qui concerne les horaires, la présence en classe, la consommation d’alcool et de tabac.

6.4 Information Planet conseillera le participant de manière générale. Information Planet n’est pas responsable d’une anomalie dans la prestation de ces services tels que l’annulation du vol, le changement d’horaire, les retards, les accidents, la perte de bagages etc. Le participant exclut donc toute responsabilité d’Information Planet concernant son billet d’avion.

7. Logements

7.1 Les appartements, les chambres et les familles d’accueil sont choisis, géré et attribués par les écoles et institutions partenaires d’Information Planet. Si vous avez des souhaits spéciaux, l’école ou l’institution en question essaie de les prendre en considération, mais ne peut pas les garantir. Vous recevrez l’adresse de votre hébergement dans la quinzaine précédant votre départ.

7.2 Certaines de nos écoles partenaires demandent aux participants une caution pour les logements en résidence ou sur campus. Cette caution est à verser soit avant le départ, soit directement sur place, et n’est généralement pas incluse dans l’offre de base. Elle est restituée par l’école ou l’institution partenaire lors du départ du participant pourvu qu’aucun dégât n’ait été attribué au participant.

8. Assurance voyage

8.1 Tous les participants sont tenus de disposer d’une assurance voyage suffisante couvrant les frais médicaux, le rapatriement médical et la responsabilité civile. Si vous ne disposez pas d’une telle assurance, Information Planet peut vous proposer, via ses partenaires, une assurance complète couvrant les maladies, les accidents, les hospitalisations, le rapatriement, la perte, le vol ou les dégâts aux bagages et la responsabilité civile.

8.2 Pour les cours réservés avec comme finalité l’obtention d’un visa d'étudiant en Australie, la loi Australienne exige une assurance nommée OSHC (sauf pour les étudiants de nationalité Belge ou Suisse). Cette assurance se réserve directement soit auprès de l’école choisie, soit auprès d’une compagnie d’assurance locale. Dans le cas d’un cours réservé en Australie avec une finalité autre que d’obtenir un visa étudiant ou un cours réservé dans une autre destination, le participant est libre de réserver une assurance ou pas. Information Planet conseille néanmoins au participant de réserver une assurance d’assistance à l’étranger. Les frais médicaux pouvant être très coûteux. Toute réclamation devra être adressée directement à la compagnie d’assurance.

9. Visa et documents de voyage

9.1 Il est de la responsabilité du participant de disposer de tous les documents nécessaires pour voyager à l’étranger. Information Planet est bien entendu là pour conseiller le participant.

9.2 Le participant sera encadré en ce qui concerne les démarches administratives pour l’obtention d’un visa. Information Planet n’est cependant pas responsable de l’obtention ou non du visa. Toutes les démarches nécessaires au voyage (formalités de vaccination, de devises, de douane, d’assurances, passeport, visa), sont à la charge du client. Souvent, les conditions ne sont pas les mêmes en fonction de la nationalité du participant. Veuillez-vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat le plus proche de votre domicile.

9.3 Dans le cas où la demande de visa serait refusée, cela ne suspend pas les obligations de paiement. Les conditions d’annulations et de remboursement des présentes conditions s’appliquent, conformément à l'article 4 ci-dessus.

10. Transport

10.1 Sauf mention contraire, les titres de transport ne sont pas inclus et restent à la charge du client.

11. Changements par l'organisateur

11.1 Nous nous réservons le droit de changer une réservation en cas d’évènements graves ou de circonstances imprévisibles majeures (guerres, grèves, émeutes, catastrophes naturelles).

11.2 Information Planet (CLEP SPRL) se réserve le droit de modifier les prix en cas de changements imprévisibles tels que fluctuations des taux de change monétaires, augmentation des tarifs de transport, introduction ou augmentation de taxes d’Etat comme taxes d’aéroport ou TVA. 

11.3 Si l’augmentation dépasse 15 % du forfait confirmé par Information Planet, vous avez le droit de résilier sans frais votre contrat par courrier recommandé, dans les 10 jours qui suivent notre confirmation.

12. Prix

12.1 Sauf indication contraire de notre part, les tarifs ne comprennent pas l’assurance de voyage, le transport Aller/Retour, le transfert de l’aéroport au lieu de séjour, les frais de passeport ou de visa, ni l’argent de poche nécessaire sur place pendant le séjour. Veillez donc à bien lire la page de description du programme que vous avez réservé. Les tarifs sont valables pour l’année en cours durant laquelle le participant a introduit son inscription. Si le logement est inclus, il est prévu pour le nombre de semaines indiquées. Si, durant le séjour, l’école ou l’établissement d’accueil ferme ses portes en raison d’un congé (durant la période des fêtes de fin d’année, par exemple), le logement pendant ces vacances n’est pas inclus dans le coût du programme, sauf mention contraire.

13. Santé

13.1 Le participant, en tant que voyageur, a l’obligation de se renseigner sur les formalités sanitaires du pays de destination. Il est de sa responsabilité de se mettre en ordre par rapport à ses conditions de santé spécifiques pour pouvoir voyager à destination. Il déclare de ce fait être apte à effectuer le voyage lié à sa participation au programme.

14. Garantie agence de voyage

14.1 La SPRL C.L.E.P. (TVA: BE0842.097.679), enregistré sous la licence catégorie A numéro 6046 en tant qu’agence de voyage, a conclu une assurance d’insolvabilité conformément à l’article 36 de la loi du 16 février 1994 régissant le Contrat d’Organisation de Voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages ainsi qu’à l’arrêté royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers les voyageurs en cas d’insolvabilité financière (police 1511.1361.01/99465) . Cette assurance financière est assurée auprès du Fonds de Garantie Voyages dont le siège se situe Avenue de la Métrologie 8, B – 1130 Bruxelles. Tous nos participants sont donc protégés en cas de faillite ou d’insolvabilité de notre agence.

14.2 Information Planet est assurée en Responsabilité Civile Professionnelle tel que requis par son statut d’agence de voyage.

15 Utilisation de l'image

15.1 Le participant octroie automatiquement le droit d’utiliser le matériel photographique ou audiovisuel (où le participant pourrait figurer) comme matériel de publicité sauf si ce dernier émet une opposition. Cette autorisation peut être révoquée à n’importe quel moment par le participant.

16. Notifications

15.1 Sauf stipulation contraire, toute notification dans le cadre du contrat de voyage doit être faite aux adresses suivantes :

- Par lettre recommandée : 486, B14, Avenue Louise, 1050 Bruxelles; au nom d’Information Planet - CLEP SPRL

- Par email : sejour@informationplanet.be

17. Rgpd

17.1 Le prestataire s’engage à traiter les données à caractère personnel reçues du responsable du traitement en conformité avec les instructions du responsable du traitement. Ce dernier déterminera la finalité du traitement confié au prestataire. Le responsable du traitement est également responsable de la vérification des mesures techniques et organisationnelles mises en place par le prestataire.

17.2 Il est cependant convenu entre les parties que le client autorise Information planet et ses prestataires à communiquer ces données à caractère personnel à des tiers s’il est légalement tenu de le faire en vertu d’une réglementation en vigueur tant auprès d’une autorité judiciaire ou administrative ou qu’auprès d’une autorité reconnue par un texte légal.

18. Litiges

18.1 En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles sont compétents. La signature du formulaire d’inscription (ou sa soumission par Internet) et le versement ou des frais de dossier signifient l’adhésion totale à ces conditions générales. Il est de votre responsabilité de fournir à Information Planet (CLEP SPRL/ ) une adresse de courrier électronique valide et consultée régulièrement (notamment par les représentants légaux si le participant est mineur d’âge), car la plupart des informations et documents (ne nécessitant pas d’être au format original) vous seront transmis par courrier électronique.

18.2 Tout litige survenant lors de la conclusion ou de l’exécution du contrat et qui ne serait pas soumis à la Commission de Litiges Voyages conformément aux conditions générales, ressort de la compétence des Tribunaux de Bruxelles.

19. Réserves de l'organisateur

19.1 Information Planet ainsi que nos écoles partenaires nous réservons le droit de refuser une inscription. Un participant se verra renvoyé si son comportement venait à nuire au bon fonctionnement du programme ou s’il ne respecte pas les règles de son établissement d’accueil ainsi que les lois du pays d’accueil. Tous les frais engendrés suite à un renvoi (amende, billet de retour etc) restent à la charge du participant. Toute dégradation occasionnée sera à la charge du participant.

20. Responsabilité de l'organisateur

20.1 La responsabilité d’Information Planet ne peut être mise en cause quant à l’impossibilité à assurer des prestations initialement prévues en raison de défaillance de ses prestataires de service, de conflits, ou de troubles graves échappant à son contrôle. Information Planet est responsable en qualité d’agent de séjours linguistiques pour l’authenticité de la brochure, l’exactitude de son contenu ainsi que de la qualité de ses prestataires de service.

20.2 Information Planet ne pourra être tenu responsable de pertes, dommages subis par des personnes ou par des biens et quelle qu’en soit la cause, Information Planet ne pourra être tenu responsable en cas d’accident sur le lieu de séjour. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne etc) pourra être engagée. Information Planet se réserve le droit de modifier sans préavis le contenu de son catalogue ainsi que les prestataires choisis.

21. Vols et billets d'avion

21.1 Les horaires des vols proposés par Information Planet sont sous toutes réserves de disponibilité des compagnies aérienne. L’identité du transporteur effectif sera indiquée sur les documents de voyage fournis au voyageur en application du Règlement européen 2111/2005. Les conditions du billet d’avion varient en fonction du tarif spécifique et de la classe de réservation auprès de la compagnie aérienne.

21.2 Le participant a l’obligation de se présenter à temps à l’embarquement et de disposer de tous ses documents de voyage en ordre au moment du voyage. Le voyageur a aussi l’obligation de remplir une déclaration de perte, vol ou de dégâts causés à ses bagages

21.3 L’union européenne mets à jour la liste noire des compagnies aériennes. Vous retrouverez celle-ci via ce lien : https://ec.europa.eu/transport/modes/air/safety/air-ban_en

21.4 Lorsque le participant doit utiliser un titre de transport en avion dans le cadre de son séjour, celui-ci reconnaît que les conditions générales et particulières de la compagnie aérienne s’appliquent et qu’il est obligé d’utiliser les legs ou tronçons prévu du vol, qu’ils soient prévus sur un moyen de transport alternatif ou non (exemple : train ou bus). Il devra respecter l’itinéraire complet fixé par la compagnie aérienne. Si cela n’est pas respecté, le voyageur s’expose à ce qui s’appelle un “no show” et se verra appliquer une annulation de sont titre de transport par la compagnie aérienne.

21.5 La validité maximum d’un billet d’avion ne devra jamais excéder 1 an entre le départ et le retour au point d’origine.

22. Force majeure

22.1 Information Planet est tributaire des législations et réglementations en vigueur dans les pays, les régions et districts d'accueil. Information Planet ne pourra être tenu responsable dans le cas où l’évolution des réglementations, de la législation, de la stabilité géopolitique ou diplomatique du pays d'accueil ne permettent plus la bonne organisation ou le bon déroulement du séjour en cours.

22.2 Si Information Planet est empêché de respecter le contrat en raison d'un cas de force majeure ou si ce cas de force majeure empêche la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la santé ou la sécurité du participant, Information Planet est en droit de suspendre l'exécution du contrat. Dans ce cas, le participant n'a droit à aucune indemnité pour dommages, frais ou intérêts.

22.3 Les situations suivantes s'appliqueront en cas de force majeure (liste non-exhaustive) : guerre, danger de guerre, catastrophes naturelles, grèves, émeutes, révolution, troubles civil ou politiques, pandémie, quarantaines, incendie, accident ou maladie du personnel, perturbation des activités, dispositions légales inquiétantes, ainsi que toute autre circonstance indépendant de la volonté d’Information Planet.

23. Divers

23.1 Étant donné l’aspect international des programmes et voyages proposés, en dehors des séjours à destination d’une autre communauté linguistique du pays, Information Planet, ainsi que ses représentants locaux sont amenés à transmettre et faire signer des documents officiels dans une autre langue sans pour autant fournir une traduction officielle dans la langue contractuelle du participant et d’Information Planet. De manière générale, ces documents externes à Information Planet s’avèrent utiles au bon déroulement du programme et son organisation car ils sont demandés par des institutions externes à Information Planet. Notamment les partenaires locaux, les écoles à destination et autorités locales du pays.


Conditions générales aux programmes scolaires, High School, et seconde rhéto :

1. Applicabilité 

1.1 Dans les présentes conditions générales, «Information Planet» désigne la société CLEP Sprl et / ou une société affiliée à CLEP Sprl.

1.2 Ces conditions s'appliquent à toutes les offres d’Information Planet et à tous les accords conclus avec Information Planet et avec son organisation partenaire.

1.3 La personne qui participe ou prévoit de participer aux visites et / ou programmes d’Information Planet sera dénommée «le participant».

1.4 Les conditions générales des organisations partenaires qui collaborent avec Information Planet font partie intégrante des conditions générales d’Information Planet.

2. Offres

2.1 L’offre de programmes scolaires proposée par Information Planet à ses participants est décrite (sous réserve d’erreur d’impression) dans la brochure et sur le site internet. Information Planet spécifie, au moyen de la brochure et de son site internet, les services, l’information, l’assistance ainsi que l'accueil promis à ses participants, hors toute obligation de résultat ou mandat de représentation ou de surveillance.

2.2 Les acceptations d'offres et de réservations sont irrévocables.

2.3 Les promesses ou accords verbaux de ou avec son personnel ne lient Information Planet qu'après et dans la mesure où ils l'ont confirmé par écrit.

2.4 Les conditions générales s'appliquent intégralement à toute modification de l'accord.

2.5 Information Planet traite les réservations par ordre de réception.

2.6 Information Planet a le droit de refuser les réservations s'il y a une raison valable à cela. Il y a une raison valable, par exemple, si les exigences du programme ne sont pas remplies. En cas de refus, tous les frais de dossier seront remboursés.

3. Contrat (conclusion, données, et formation du contrat)

3.1 Le contrat se forme lorsque Information Planet accepte la candidature du participant. La procédure est la suivante :

Le candidat au programme/séjour envoie à Information Planet le formulaire d’inscription pour être invité à un entretien de sélection. Information Planet facture alors un frais de dossier pour couvrir les démarches d’analyse de sa candidature. Montant du frais de dossier : 100 euros TTC

Ensuite, après réception du paiement des frais de dossier et passage de l’entretien de sélection, Information Planet envoie un courrier (ou courriel) de confirmation au candidat attestant qu’il a été sélectionné, et comprenant un dossier de participation à remplir par le candidat. Si le candidat n’est pas sélectionné, les 100 euros de frais de dossier seront remboursés au candidat et la procédure cessera.

L’envoi de la confirmation de sélection au candidat engage le participant et ses parents ou responsables légaux à payer un acompte de 750 euros dans un délai de 14 jours et renvoyer le dossier de participation complet endéans les 20 jours ouvrables. 

3.2 Le participant garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la fiabilité des données et informations fournies par lui ou en son nom à Information Planet. Information Planet n'est tenu d'exécuter la mission que si le participant a fourni toutes les données et informations requises par le programme.

3.3 S'il apparaît avant ou pendant le séjour du participant à l'étranger que les informations que le participant a fournies à Information Planet sont incorrectes, fausses, incomplètes et/ou s’avèrent être de fausses déclarations, Information Planet, et/ou son organisation partenaire, se réserve le droit de mettre fin au séjour du participant ou d’annuler le départ. Dans ce cas, le participant n'a pas droit à un remboursement ni au remboursement des frais encourus et / ou des sommes versées.

4. Prix et paiements

Clauses générales de prix et de paiements

4.1. Sauf mention contraire, les prix indiqués dans les brochures ou sur le site web d’Information Planet sont par personne et par séjour/programme.

4.2. Si, après l'offre et / ou la conclusion d'un accord, des facteurs ou variables importants et impactants considérablement les frais du programme surviennent (tel que par exemple, sans se limiter à, les taux de change, les prix des biens et services, le prix du carburant, les taxes d’aéroports, etc), Information Planet est en droit d'ajuster les prix en conséquence.

4.3 Sauf mention contraire explicite, le paiement d'une facture ou échéance de versement à Information Planet doit être effectué dans les 20 jours suivants la date de facturation ou de l’échéance. Information Planet se réserve, à tout moment, le droit de réclamer un paiement anticipé total ou partiel et / ou d'obtenir une garantie de paiement d'une autre manière.

4.4 Lors de la réservation d'un vol en dehors d’un package ou forfait prédéfini, le paiement intégral de la facture du vol doit être effectué avant que le billet ne soit émis pour le participant.

4.5 Si un paiement n’est pas reçu dans les délais impartis, le participant peut se faire imposer par Information Planet une compensation d'intérêts de 2% par mois, au prorata, sur le montant de la facture impayée, sans autre avis par défaut, à compter de la date d'échéance jusqu'au jour du paiement inclus.

4.6 Les paiements effectués par le participant servent toujours à régler les derniers frais dus en cours, ensuite à régler les intérêts dus sur les montants et factures impayées, et enfin à régler les factures impayées précédentes ou plus anciennes, même si le participant déclare que le paiement se rapporte à une autre facture.

Clauses spécifiques de prix et de paiements

4.7 Le paiement du prix du séjour est établi de cette manière : un acompte de 750 euros endéans les 14 jours suivant la réception de la lettre de confirmation de sélection et un solde de 4 versements équivalents. Les factures et paiements doivent être acquittés avant la remise des documents nécessaires à l’obtention du visa (selon application). Information Planet fixera les échéances selon la date de réservation, la destination du séjour et les spécificités du programme. Les échéances de paiement des différents versements seront notifiées sur la facture finale du programme et dans la confirmation de sélection du participant. Le respect du paiement des versements et factures dans les délais impartis constitue une condition impérative à l'exécution des obligations d'Information Planet.

4.8 Dans le cadre d’un programme “STUDY2” (copyright) ou d'un programme combiné « sur mesure », le prix sera échelonné comme suit : acompte de 750 euros endéans les 14 jours suivant la réception de la confirmation de sélection et le solde en 4 versements : 2 versements avant le départ vers la première destination et 2 versements avant le départ pour la deuxième destination. 

4.9 En cas de non paiement dans les délais, Information Planet se réserve le droit de suspendre le programme, les conséquences étant à charge du participant ou de ses représentants légaux.

4.10 Tout paiement est entendu au grand comptant et ce, à chacune des échéances de paiement des factures. 

4.11 Sauf mention contraire écrite au préalable, les tarifs ne comprennent pas : l’assurance annulation optionnelle, l’assurance bagages, l’argent de poche sur place (couvrant les activités complémentaires, les déplacements sur place, les éventuelles fournitures scolaires, diverses excursions optionnelles, etc), le transport A/R pour certaines destinations, les frais de passeport ou de visa, l’uniforme obligatoire scolaire (si applicable), un éventuel supplément en cas de régime alimentaire particulier ou d'allergies spécifiques.

5. Résiliation, modification ou annulation par le participant/voyageur

5.1 Si le participant annule avant la réception de la confirmation d’acceptation au programme, aucune indemnité n’est due en dehors des frais de dossier d’un montant de 100€ qui sont non remboursables.

5.2 Si le participant annule endéans les 14 jours après réception de sa lettre d’acceptation au programme aucune indemnité n’est due en dehors des frais de dossier d’un montant de 100€ qui sont non remboursables.

5.3 Si le participant annule entre 15 jours et 30 jours après l’envoi de la lettre d’acceptation au programme par Information Planet, le client a droit à un remboursement du prix du programme moins 750€ de frais d’annulation qui sont dus à Information Planet. Les frais de dossier d’un montant de 100€ sont également non remboursables.

5.4 Si le participant annule plus de 30 jours après l’envoi de sa lettre d’acceptation au programme par Information Planet et plus de 6 mois avant son départ, le contrat est résilié de plein droit. Des frais d’annulation de 25% du prix du programme seront dus à Information Planet. Le client a donc droit à un remboursement de prix du programme moins 25% de frais d’annulation. Les frais de dossier d’un montant de 100€ sont également non remboursables.

5.5 Si le participant annule plus de 30 jours après l’envoi de sa lettre d’acceptation au programme par Information Planet et moins de 6 mois avant son départ, le contrat est résilié de plein droit. Des frais d’annulation de 50% du prix du programme seront dus à Information Planet. Le client a donc droit à un remboursement du prix du programme moins 50% de frais d’annulation. Les frais de dossier d’un montant de 100€ sont également non remboursables.

5.6 En cas d'annulation dans les 15 jours avant le départ, le participant n'a pas droit à un remboursement des frais du programme.

5.7 Aucun montant n’est remboursable dans le cas d’une interruption de séjour après le départ du participant.

5.8 Les préférences de région, proposées en option, dans le cadre du programme scolaire standard ne sont pas garanties. Le fait de ne pas être placé dans l’état ou la région de préférence ne peut être un motif d’annulation valable. Dans le cas où le participant ou son représentant légal souhaite annuler, les conditions d’annulation mentionnées ci-dessus s’appliquent.

5.9 Toute modification significative du contrat ou programme sera soumis à un frais administratif de minimum 750 euros. Celui-ci sera calculé par Information Planet selon la nature du changement ou modification demandé(e). Les modifications de programme sont sujettes à disponibilité et éventuels ajustements de prix. Si la modification demandée est indisponible ou si le prix varie trop et ne convient pas au participant, le voyageur qui souhaite alors résilier devra payer les frais d’annulation conformément à son annulation et aux présentes conditions.

6. Modifications par l’organisateur

6.1 Information Planet se réserve le droit d’apporter des modifications mineures au programme si cela est nécessaire, utile ou imposé par les partenaires à l’étranger.

6.2 En cas de modifications significatives du programme par Information Planet, le participant devra informer de sa décision (acceptation ou refus) dans un délai de 14 jours. A défaut de quoi Information Planet se réserve le droit de résilier le contrat de plein droit et d’appliquer les conditions d’annulation précitées.

7. Responsabilité(s)

7.1 Information Planet fournira ses conseils et informations au participant dans la mesure de ses connaissances et en tant que professionnel agissant avec soin. Information Planet ne peut toutefois pas garantir l’accomplissement d’un quelconque résultat souhaité ou prévu.

7.2 Les conseils émis par Information Planet sont exclusivement destinés au participant. Les tiers ne peuvent en tirer aucun droit.

7.3 Information Planet n'est pas responsable des dommages directs ou indirects, sous quelque forme et pour quelque raison que ce soit, résultant de la fourniture d'informations et / ou de conseils visés à l'article 7.1, sauf en cas d'intention ou d'insouciance avérée et grave de Information Planet. Le participant dégage Information Planet contre toutes les réclamations de tiers à cet égard, sauf en cas d'intention ou d'insouciance grave de Information Planet.

7.3 Sans préjudice de tout autre article des présentes conditions générales, Information Planet n'est pas responsable de l'exécution incorrecte ou tardive du contrat ou du programme si:

a. La défaillance est imputable au participant, y compris mais sans s'y limiter la résiliation de participation du participant sur la base des articles 3 et / ou 5 des présentes conditions générales;

b. la lacune est causée par un événement qui ne pouvait raisonnablement pas être prévu par Information Planet et / ou son organisation partenaire et cette lacune ne peut être raisonnablement réparée;

c. il existe un cas de force majeure au sens de l'article 18;

d. le participant a assuré ou aurait pu assurer le risque à l'origine du dommage.

7.4 Information Planet n'est pas responsable des dommages indirects, des dommages matériels, des dommages incorporels et (autres) dommages indirects, causés par quelque cause que ce soit, sauf en cas d'imprudence ou d'intention avérée grave de Information Planet.

7.5 Si Information Planet décide d'exercer un droit de suspension ou de résiliation sur la base de faits ou de circonstances connus à l'époque, alors qu'il est par la suite irrévocablement établi que l'exercice de ce droit a été fait de manière illicite, Information Planet n'est pas responsable et n’est tenu à aucune compensation.

7.6 Si le participant est éligible au remboursement de tout montant, Information Planet peut déduire des frais pour les services dont le participant a bénéficié. Les coûts comprennent, sans s'y limiter, les frais d'administration, d’inscription, les coûts généraux du programme, les frais de billets d'avion et un montant raisonnable pour d'autres services déjà appréciés et / ou fournis par Information Planet et / ou l'organisation partenaire.

7.7 Tous les cas dans lesquels Information Planet est tenu de verser une indemnité, celle-ci ne dépassera jamais les frais payés par le participant à Information Planet.

7.8 Toute réclamation contre Information Planet, à l'exception de celle reconnue par Information Planet, devient caduque dans les 2 mois suivant la survenance de la réclamation.

7.9 Toutes les photos et témoignages repris dans les supports promotionnels tels que les brochures, le site web sont non contractuels. Les témoignages, photos et autres documents, qui concernent, mentionnent ou présentent le participant dans le cadre de son séjour, pourraient être utilisés à des campagnes marketing ou supports promotionnels d’Information Planet. 

7.10 Information Planet n’est pas responsable d’un refus de visa ou d’autorisation de voyage par les autorités et services d’immigration du pays de destination.

7.11 Information Planet ne peut être tenu responsable de quelconques manquements à des prestations prévues qui seraient dû à la défaillance des fournisseurs de service ou partenaires dans le pays d’accueil, de la compagnie aérienne, de la compagnie d’assurance ou en cas d’une force majeure, d’un conflit, de troubles ou d’un événement échappant à son contrôle. 

8. Info générales et formalités 

8.1 Famille d'accueil : Dû aux nombreuses démarches à effectuer dans la recherche et le placement en famille d’accueil locale (notamment la vérification des casiers judiciaires, la mise en relation d’un profil de participant avec celui des familles etc), la réception des coordonnées de placement de famille d’accueil peuvent être reçue quelques jours uniquement avant le départ officiel. Le document de placement peut dès lors survenir fin Août pour un départ début septembre par exemple.

8.2 Certains participants, selon la situation et le timing dans les procédures de recherche de famille, peuvent être placé dans un premier temps dans une famille d’accueil temporaire le temps qu’ils soient placés dans leur famille d'accueil définitive. Cela relève d’une situation exceptionnelle mais peut arriver. La famille d’accueil temporaire aura subi les même critères de sélection et de standards mais ne pourra simplement pas accueillir pour l’entièreté de la durée du programme, dû à des circonstances privées et personnelles de la-dite famille. Il est donc possible qu’un participant soit placé dans plusieurs famille d’accueil pendant son programme. Cela doit être accepté par l’étudiant qui fera preuve de flexibilité si nécessaire car cela représente aussi une opportunité supplémentaire de découvrir la culture locale.

8.3 Selon le pays de destination et la législation locale, les familles d’accueil peuvent être complètement bénévole ou recevoir un défraiement pour couvrir des dépenses liées à l’accueil (cela est alors inclus dans le prix package du programme proposé par Information Planet).

8.4 Selon les dates officielles de l’année scolaire à destination, il se peut que les dates d’arrivée et de départ dans les familles d’accueil soient différentes. Information Planet se réserve le droit de fixer ces dates de départ et d’arrivée selon les différentes variables telles que les dates de visa du participant, exigences des partenaires locaux et famille d’accueil, organisation interne et disponibilité des vols des compagnies aériennes.

8.5 La description d’une famille d’accueil se définit comme suit : logement en famille, chez l’habitant ou foyer qui peut être composé d’une famille avec deux parents ou monoparentale, recomposée ou non, avec des âges divers, avec ou sans enfants. Aucune discrimination de race, religion, orientation sexuelle, origine ethnique, d’ordre physique, culturelle, sociale ou économique ne sera fait, ni permis.

8.6 Lorsque le participant candidat au programme souffre d’une condition médicale particulière, une allergie spécifique ou doit suivre un régime alimentaire contraignant, le dossier sera évalué au cas par cas. Le participant et ses parents ou tuteurs légaux s’engagent à mentionner toutes ces conditions et spécificités lors de leur inscription. En effet, il ne nous est pas toujours possible de garantir un logement et un régime alimentaire particuliers répondant aux besoins spécifiques du participant. Il se peut dès lors que le paiement d’un supplément soit demandé avant l’acceptation et soit conditionnel à l’acceptation pour pouvoir garantir un cadre et un placement qui corresponds à ces conditions spécifiques.

8.7 Si un placement en famille est possible mais conditionnel et pas garanti, cela sera mentionné par Information Planet. Il sera alors de la décision du participant et/ou ses parents ou tuteurs légaux de continuer et valider l’inscription ou pas. Dans ce cas, Information Planet ne sera pas tenu responsable de l’impossibilité de placement si cela devait arriver. Les frais administratifs et indemnités minimum seront dus pour couvrir les démarches effectuées par les partenaires locaux et Information Planet. Dans tous les cas, Information Planet avertira en temps et en heure les participants candidats de l’acceptation ou le refus du dossier, qu’elle soit conditionnelle ou pas, afin que celui-ci et ses parents ou tuteurs puissent prendre la décision adéquate. Un délai sera donné pour permettre de décider de continuer ou non la procédure de placement avec Information Planet.

8.8 Durée

La durée d’un programme scolaire peut varier selon plusieurs critères et variables. Voici les durées possibles par type de programme :

  • Année scolaire : de 9 à 11 mois maximum 
  • Semestre scolaire : de 4 à 5 mois
  • Trimestre scolaire : de 9 semaines à 3 mois

D’autres programmes scolaires spécifiques sur demande peuvent correspondre à des durées différentes. Cela est alors précisé dans l’offre.

8.9 Aucune indemnité ou remboursement ne pourra être dû au participant et ses parents ou tuteurs légaux si la durée finale du séjour est différente aux durées citées ci-dessus.

9. Visa

9.1 Le participant doit être en possession d'un passeport en cours de validité ou, le cas échéant, d'une carte d'identité en cours de validité. Il est de la responsabilité de l’étudiant de disposer de tous les documents nécessaires pour voyager à l’étranger.

9.2 Toutes les démarches nécessaires au voyage (formalités de vaccination, de devises, de douane, d’assurances, passeport, visa), sont à la charge du participant.

9.2 Pour certains voyages et programmes proposés par Information Planet, un visa peut être exigé en relation avec le pays et / ou les pays dans lesquels vous voyagez. Information Planet peut vous aider à demander un visa. Cependant, la demande et l'acquisition de tout visa nécessaire restent à la charge du participant. 

9.3 Information Planet n’est pas responsable de l’obtention ou non du visa.

9.4 Si un visa est refusé ou si le visa n'est pas demandé ou n'est pas demandé à temps, le participant n'a pas droit à un remboursement des frais du programme.

9.5 Souvent, les conditions d’obtention des visas ne sont pas les mêmes en fonction de la nationalité de l’étudiant. Veuillez-vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat le plus proche de votre domicile.

10. Règles et comportement

10.1 Information Planet informe le participant des règles, normes et directives applicables à la participation à un voyage et / ou programme. Si le participant ne se conforme pas à ces règles, normes et / ou directives, Information Planet et / ou son organisation partenaire est en droit de rompre le contrat aux torts du participant et de mettre fin à la participation du participant. Dans ce cas, le participant n'a pas droit au remboursement des frais encourus et / ou des sommes versées.

10.2 Les règles, normes et directives visées au paragraphe 1 du présent article comprennent également, mais sans s'y limiter, les instructions que Information Planet et / ou son organisation partenaire donnent oralement ou par écrit avant ou pendant le séjour du participant à l'étranger.

10.3 Les titres de transport compris dans le forfait ne seront en aucun cas remboursés, même en cas de non-utilisation suite à un retour anticipé.

10.4 Le participant devra se conformer aux lois en vigueur dans le pays d'accueil.

10.5 Le participant doit tenir compte du fait que les coutumes et modes de vie locaux peuvent s'écarter fortement de ce à quoi il est habitué. Les coutumes et modes de vie locaux incluent également, mais sans s'y limiter, les coutumes, les habitudes (alimentaires) et les règles de l'organisation partenaire, de la famille d'accueil et de l'école. Si à son arrivée à l'étranger, il apparaît que le participant n'est pas en mesure de faire face aux coutumes et / ou au mode de vie local et que le participant met fin prématurément au voyage et / ou au programme ou encourt des frais supplémentaires ou que le voyage et / ou que Information Planet et / ou l'organisation partenaire mettent fin au programme prématurément, Le participant n’aura droit à aucun remboursement de la part de Information Planet.

11. Note sur les bourses plan langue du FOREM / Plan Marshall

11.1 Si un participant effectue une demande de bourse dans le cadre du plan langue du FOREM (anciennement plan marshall), il est de la responsabilité du participant et de ses parents ou représentants légaux d’effectuer les démarches administratives auprès du FOREM. Le fait d’obtenir ou non une bourse dans ce cadre ne dégage pas le participant de ses obligations envers son inscription auprès d’Information Planet et les paiements qui en découlent. En effet, le paiement complet des frais d’inscription au programme reste d’application.

12. Santé

12.1 Le participant, en tant que voyageur, a l’obligation de se renseigner sur les formalités sanitaires du pays de destination. Il est de sa responsabilité de se mettre en ordre par rapport à ses conditions de santé spécifiques pour pouvoir voyager à destination. Il déclare de ce fait être apte à effectuer le voyage lié à sa participation au programme.

13. Garantie financière et assurances

13.1 La SPRL C.L.E.P. (TVA: BE0842.097.679), enregistré sous la licence catégorie A numéro 6046 en tant qu’agence de voyage, a conclu une assurance d’insolvabilité conformément à l’article 36 de la loi du 16 février 1994 régissant le Contrat d’Organisation de Voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages ainsi qu’à l’arrêté royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers les voyageurs en cas d’insolvabilité financière (police 1511.1361.01/99465) . Cette assurance financière est assurée auprès du Fonds de Garantie Voyages dont le siège se situe Avenue de la Métrologie 8, B – 1130 Bruxelles. Tous nos participants sont donc protégés en cas de faillite ou d’insolvabilité de notre agence.

13.2 Information Planet est assurée en Responsabilité Civile Professionnelle tel que requis par son statut d’agence de voyage.

14. Vols et billets d'avion

14.1 Les horaires des vols sont sous toutes réserves de disponibilité des compagnies aérienne. L’identité du transporteur effectif sera indiquée sur les documents de voyage fournis au voyageur en application du Règlement européen 2111/2005. Les conditions du billet d’avion varient en fonction du tarif spécifique et de la classe de réservation auprès de la compagnie aérienne.

14.2 Le participant a l’obligation de se présenter à temps à l’embarquement et de disposer de tous ses documents de voyage en ordre au moment du voyage. Le voyageur a aussi l’obligation de remplir une déclaration de perte, vol ou de dégâts causés à ses bagages

14.3 L’union européenne mets à jour la liste noire des compagnies aériennes. Vous retrouverez celle-ci via ce lien : https://ec.europa.eu/transport/modes/air/safety/air-ban_en

14.4 Lorsque le participant doit utiliser un titre de transport en avion dans le cadre de son programme, celui-ci reconnaît que les conditions générales et particulières de la compagnie aérienne s’appliquent et qu’il est obligé d’utiliser les legs ou tronçons prévu du vol, qu’ils soient prévus sur un moyen de transport alternatif ou non (exemple : train ou bus). Il devra respecter l’itinéraire complet fixé par la compagnie aérienne. Si cela n’est pas respecté, le voyageur s’expose à ce qui s’appelle un “no show” et se verra appliquer une annulation de sont titre de transport par la compagnie aérienne.

14.5 La validité maximum d’un billet d’avion ne devra jamais excéder 1 an entre le départ et le retour au point d’origine.

15. Notifications

15.1 Sauf stipulation contraire, toute notification dans le cadre du contrat de voyage doit être faite aux adresses suivantes :

- Par lettre recommandée : 486, B14, Avenue Louise, 1050 Bruxelles; au nom d’Information Planet - CLEP SPRL

- Par email : sejour@informationplanet.be

16. Rgpd

16.1 Le prestataire s’engage à traiter les données à caractère personnel reçues du responsable du traitement en conformité avec les instructions du responsable du traitement. Ce dernier déterminera la finalité du traitement confié au prestataire. Le responsable du traitement est également responsable de la vérification des mesures techniques et organisationnelles mises en place par le prestataire.

16.2 Il est cependant convenu entre les parties que le client autorise Information planet et ses prestataires à communiquer ces données à caractère personnel à des tiers s’il est légalement tenu de le faire en vertu d’une réglementation en vigueur tant auprès d’une autorité judiciaire ou administrative ou qu’auprès d’une autorité reconnue par un texte légal.

17. Litige

Tout litige survenant lors de la conclusion ou de l’exécution du contrat et qui ne serait pas soumis à la Commission de Litiges Voyages conformément aux conditions générales, ressort de la compétence des Tribunaux de Bruxelles.

18. Force majeure

18.1 Information Planet est tributaire des législations et réglementations en vigueur dans les pays, les régions et districts scolaires d'accueil. Information Planet ne pourra être tenu responsable dans le cas où l’évolution des réglementations, de la législation, de la stabilité géopolitique ou diplomatique du pays d'accueil ne permettent plus la bonne organisation ou le bon déroulement du séjour en cours.

18.2 Si Information Planet est empêché de respecter le contrat en raison d'un cas de force majeure ou si ce cas de force majeure empêche la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la santé ou la sécurité du participant, Information Planet est en droit de suspendre l'exécution du contrat. Dans ce cas, le participant n'a droit à aucune indemnité pour dommages, frais ou intérêts.

18.3 Les situations suivantes s'appliqueront en cas de force majeure (liste non-exhaustive) : guerre, danger de guerre, catastrophes naturelles, grèves, émeutes, révolution, troubles civil ou politiques, pandémie, quarantaines, incendie, accident ou maladie du personnel, perturbation des activités, dispositions légales inquiétantes, ainsi que toute autre circonstance indépendant de la volonté d’Information Planet.

19.Garantie et réclamations

19.1 Information Planet garantit la solidité des services qu'il fournit conformément à ce que le participant peut raisonnablement attendre de l'accord. En cas de problème ou de plainte, le participant et/ou ses parents ou tuteurs légaux doivent prévenir les coordinateurs locaux du pays d'accueil dans les plus brefs délais. Si aucune solution n’est trouvée dans les 48 heures, le participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir Information Planet par écrit (email ou courrier postal) afin que Information Planet trouve une solution dans la mesure de ses moyens.

19.2 Toutes les réclamations émises après le retour du participant doivent se faire par courrier recommandé avec accusé de réception dans les 60 jours suivants le retour. La lettre recommandée devra être adressée au siège sociale de Information Planet en Belgique. Pour que la réclamation puissent être prise en compte, le participant et/ou ses représentants légaux devront prouver que Information Planet a eu la possibilité de jouer son rôle d’organisateur et a bien été averti d’un manquement éventuel au moment où celui-ci est survenu.

19.3 Les réclamations ne suspendent pas les obligations de paiement du participant.

19.4 Après avoir constaté un manquement dans les services, le participant est tenu de faire tout ce qui est en son pouvoir pour prévenir ou limiter les dommages.

20 Divers

20.1 Étant donné l’aspect international des programmes et voyages proposés, en dehors des séjours à destination d’une autre communauté linguistique du pays, Information Planet, ainsi que ses représentants locaux sont amenés à transmettre et faire signer des documents officiels dans une autre langue sans pour autant fournir une traduction officielle dans la langue contractuelle du participant et d’Information Planet. De manière générale, ces documents externes à Information Planet s’avèrent utiles au bon déroulement du programme et son organisation car ils sont demandés par des institutions externes à Information Planet. Notamment les partenaires locaux, les écoles à destination et autorités locales du pays.

21. Vie privée et image

21.1 L’étudiant octroie automatiquement le droit d’utiliser le matériel photographique ou audiovisuel (où l’étudiant pourrait figurer) comme matériel de publicité sauf si ce dernier émet une opposition. Cette autorisation peut être révoquée à n’importe quel moment par l’étudiant.


Conditions générales Etudes supérieures et programmes universitaires

1. Applicabilité 

1.1 Dans les présentes conditions générales, «Information Planet» désigne la société CLEP Sprl et / ou une société affiliée à CLEP Sprl.

1.2 Ces conditions s'appliquent à toutes les offres d’Information Planet et à tous les accords conclus avec Information Planet et avec son organisation partenaire.

1.3 La personne qui participe ou prévoit de participer aux programmes d’Information Planet ou souscrit l’un des services d’Information Planet sera dénommée «le participant».

1.4 Les conditions générales des organisations partenaires qui collaborent avec Information Planet font partie intégrante des conditions générales d’Information Planet.

1.5 Information Planet agit en tant que représentant des Universités, collèges et hautes écoles étrangères. Dans ce cadre, Information Planet est intermédiaire entre ces institutions et universités partenaires. 

2. Offres

L’offre de service d’orientation et d’inscription pour les études supérieures proposée par Information Planet à ses participants est décrite (sous réserve d’erreur d’impression) dans la brochure et sur le site internet. Information Planet spécifie, au moyen de la brochure et de son site internet, les services, l’information et l’assistance promise à ses participants, hors toute obligation de résultat ou mandat de représentation ou de surveillance.

2.1 Les acceptations d'offres et de réservations sont irrévocables.

2.2 Les promesses ou accords verbaux de ou avec son personnel ne lient Information Planet qu'après et dans la mesure où ils l'ont confirmé par écrit.

2.3 Les conditions générales s'appliquent intégralement à toute modification de l'accord.

2.4 Information Planet traite les réservations par ordre de réception.

2.5 Le programme d’études supérieures d’Information Planet comprennent:

a) Le traitement et le suivi des candidatures pour les universités/collèges choisis:

Royaume-Uni :

  • Undergraduate – 5 candidatures
  • Postgraduate - 3 candidatures. En cas de refus de toutes les candidatures, il est possible d’effectuer 2 candidatures supplémentaires sans frais.

Dans le cas où l’étudiant est accepté suite à l’envoie des 3 candidatures prévues dans le forfait, un supplément de 75€ par candidature sera demandé pour toute candidature supplémentaire.

Autres pays

  • Pour tous les autres pays, le participant peut introduire jusqu’à 3 candidatures.

b) Un entretien d’orientation afin de guider le participant dans le choix du pays, des villes, des universités et du programme adapté au profil du participant. Cette orientation sera faite  sur base des informations fournies par le participant entre autre : ses objectifs, ses caractéristiques personnelles, ses possibilités financières.

c) Réunion de suivi avec le participant dans le but de préparer le dossier de candidature.

d) Coaching pour les entretiens visant à accéder à certaines universités, le cas échéant.

e) Test d'anglais dans nos bureaux. Uniquement pour les universités partenaires proposant ce service. Information Planet vous avertira des universités proposant ce service.

f) Pour le Royaume-Uni, les frais UCAS sont compris dans le forfait.

g) Pour le Royaume-Uni, accompagnement pour la première demande de financement (Student Finance) 

h) Réunion ou atelier pré-départ dans le but de préparer le participant pour son programme.

i) Mise en relation entre étudiants participant aux mêmes programmes (sur demande).

j) Conseils et informations sur le choix du logement en fonction des options offertes par nos universités partenaires (ne s'applique pas à toutes les villes).

k) Accès à notre service d'agence de voyage pour la réservation du transport  et de l’assurance voyage.

3. Contrat (conclusion, données, et formation du contrat)

3.1 Le contrat se forme lorsque Information Planet reçoit le formulaire d’inscription de la part du participant et que les frais de dossier ont été payés par le participant. La procédure est la suivante :

Le candidat envoie le formulaire d’inscription à Information Planet. Information Planet facture alors un frais de dossier afin de pouvoir commencer à dispenser ses services. Montant du frais de dossier : 750 euros TTC

Ensuite, après réception du paiement des frais de dossier, Information Planet commencera son service d’orientation et de conseil tel que décrit dans l’offre de service. 

3.2 Le participant garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la fiabilité des données et informations fournies par lui ou en son nom à Information Planet. Information Planet n'est tenu d'exécuter la mission que si le participant a fourni toutes les données et informations requises par le programme.

3.3 S'il apparaît avant ou pendant le séjour du participant à l'étranger que les informations que le participant a fournies à Information Planet sont incorrectes, fausses, incomplètes et/ou s’avèrent être de fausses déclarations, Information Planet, et/ou son institution partenaire, se réserve le droit de mettre fin au séjour du participant ou d’annuler le départ. Dans ce cas, le participant n'a pas droit à un remboursement ni au remboursement des frais encourus et / ou des sommes versées.

4. Responsabilité(s)

4.1 Information Planet fournira ses conseils et informations au participant dans la mesure de ses connaissances et en tant que professionnel agissant avec soin. Information Planet ne peut toutefois pas garantir l’accomplissement d’un quelconque résultat souhaité ou prévu. Les informations données par Information Planet concernant notamment le logement, les conditions de vie sur place et conditions financières ne sont pas contractuelles. Ce sont des informations à titre indicatif qui n’engage pas la responsabilité d’Information Planet. 

4.2 Les conseils émis par Information Planet sont exclusivement destinés au participant. Les tiers ne peuvent en tirer aucun droit.

4.3 Information Planet ne peut être tenu responsable de tout changement dans les programmes, les cours, la disponibilité des programmes, les changements d'horaire, ou autre changement effectué par l’université/college partenaire et qui échappe au contrôle d’Information Planet

4.4 Information Planet n'est pas responsable des dommages directs ou indirects, sous quelque forme et pour quelque raison que ce soit, résultant de la fourniture d'informations et / ou de conseils visés à l'article 4.1. Le participant dégage Information Planet contre toutes les réclamations de tiers à cet égard.

4.5 Sans préjudice de tout autre article des présentes conditions générales, Information Planet n'est pas responsable de l'exécution incorrecte ou tardive du contrat ou du programme si:

a. La défaillance est imputable au participant, y compris mais sans s'y limiter la résiliation de participation du participant sur la base des articles 3 des présentes conditions générales;

b. la lacune est causée par un événement qui ne pouvait raisonnablement pas être prévu par Information Planet et / ou son organisation partenaire et cette lacune ne peut être raisonnablement réparée;

c. il existe un cas de force majeure au sens de l'article 12;

d. le participant a assuré ou aurait pu assurer le risque à l'origine du dommage.

4.6 Information Planet n'est pas responsable des dommages indirects, des dommages matériels, des dommages incorporels et (autres) dommages indirects, causés par quelque cause que ce soit, sauf en cas d'imprudence ou d'intention avérée grave de Information Planet.

4.7 Si Information Planet décide d'exercer un droit de suspension ou de résiliation sur la base de faits ou de circonstances connus à l'époque, alors qu'il est par la suite irrévocablement établi que l'exercice de ce droit a été fait de manière illicite, Information Planet n'est pas responsable et n’est tenu à aucune compensation.

4.8 Si le participant est éligible au remboursement de tout montant, Information Planet peut déduire des frais pour les services dont le participant a bénéficié. Les coûts comprennent, sans s'y limiter, les frais d'administration, d’inscription, les coûts généraux du programme, les frais de billets d'avion et un montant raisonnable pour d'autres services déjà appréciés et / ou fournis par Information Planet et / ou l'organisation partenaire.

4.9 Tous les cas dans lesquels Information Planet est tenu de verser une indemnité, celle-ci ne dépassera jamais les frais payés par le participant à Information Planet.

4.10 Toute réclamation contre Information Planet, à l'exception de celle reconnue par Information Planet, devient caduque dans les 2 mois suivant la survenance de la réclamation.

4.11 Toutes les photos et témoignages repris dans les supports promotionnels tels que les brochures, le site web sont non contractuels. Les témoignages, photos et autres documents, qui concernent, mentionnent ou présentent le participant dans le cadre de son séjour, pourraient être utilisés à des campagnes marketing ou supports promotionnels d’Information Planet. 

4.12 Information Planet n’est pas responsable d’un refus de visa ou d’autorisation de voyage par les autorités et services d’immigration du pays de destination.

4.13 Information Planet ne peut être tenu responsable de quelconques manquements à des prestations prévues qui seraient dû à la défaillance des fournisseurs de service ou partenaires dans le pays d’accueil, de la compagnie aérienne, de la compagnie d’assurance ou en cas d’une force majeure, d’un conflit, de troubles ou d’un événement échappant à son contrôle. 

4.14 Le participant reste seul responsable de choisir ses filières et les universités dans lesquels il souhaite s’inscrire. Information Planet donnera des conseils au participant afin de l’aider à obtenir les informations nécessaires à son inscription. Le participant reste néanmoins le seul décisionnaire et assumera la complète responsabilité de ses choix.

4.15 Information Planet ne peut en aucun cas être tenu responsable de l’acceptation ou non du dossier de candidature d’un participant auprès d’une Université/Collège.

5. Délai de constitution du dossier

5.1 Afin de pouvoir assurer la qualité de nos services, tous les documents demandés dans le cadre de la constitution du dossier de candidature doivent être fournis par le participant dans un délai de 3 semaines pour les undergraduates et de 6 semaines pour les postgraduates à compter de la date d’envoie de la liste des documents requis par Information Planet. Ces délais peuvent être modifiés par Information Planet, selon les délais d’inscription imposés par les universités.

5.2 Si tous les documents ne sont pas reçus dans les délais indiqués (à l’exception du diplôme secondaire, bachelier et test d’anglais), Information Planet ne pourra garantir la qualité de la candidature et de ses services.

6. Prix et paiements

6.1 Le service se réserve en remplissant les formulaires d'inscription d’Information Planet  accompagnée du paiement de la facture.

6.2 Le prix du service d’accompagnement est de 750€ TTC

6.3 Le paiement devra s’effectuer endéans les 7 jours à dater de l’inscription. Information Planet ne débutera pas le service d’accompagnement tant que le montant des frais de services n’aura pas été reçu.

7. Annulation

7.1 Les règles d'annulation et de remboursement des frais de cours (tuition fee, minerval,...) sont différents en fonction du programme et de l’université/collège choisi. Les conditions d’annulation de ces universités/collèges seront donc d’application.

7.2 En cas de contrat de tout autre service supplémentaire, les conditions des prestataires de services s’appliquent. Ces services supplémentaires sont tels que mais sans s’y limiter : le logement, l’assurance, la traduction de document.

7.3 Les montants facturés pour les services Information Planet ne sont pas remboursables.

8. Visa

8.1 Le participant doit être en possession d'un passeport en cours de validité ou, le cas échéant, d'une carte d'identité en cours de validité. Il est de la responsabilité de l’étudiant de disposer de tous les documents nécessaires pour voyager à l’étranger.

8.2 Toutes les démarches nécessaires au voyage (formalités de vaccination, de devises, de douane, d’assurances, passeport, visa), sont à la charge du participant.

8.3 Pour certains voyages et programmes proposés par Information Planet, un visa peut être exigé en relation avec le pays et / ou les pays dans lesquels vous voyagez. Information Planet peut vous aider à demander un visa. Cependant, la demande et l'acquisition de tout visa nécessaire restent à la charge du participant. 

8.4 Information Planet n’est pas responsable de l’obtention ou non du visa.

8.5 Si un visa est refusé ou si le visa n'est pas demandé ou n'est pas demandé à temps, le participant n'a pas droit à un remboursement des frais du programme.

8.6 Souvent, les conditions d’obtention des visas ne sont pas les mêmes en fonction de la nationalité de l’étudiant. Veuillez-vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat le plus proche de votre domicile.

9. Garantie financière et assurances RC pro

9.1 La SPRL C.L.E.P. (TVA: BE0842.097.679), enregistré sous la licence catégorie A numéro 6046 en tant qu’agence de voyage, a conclu une assurance d’insolvabilité conformément à l’article 36 de la loi du 16 février 1994 régissant le Contrat d’Organisation de Voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages ainsi qu’à l’arrêté royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers les voyageurs en cas d’insolvabilité financière (police 1511.1361.01/99465) . Cette assurance financière est assurée auprès du Fonds de Garantie Voyages dont le siège se situe Avenue de la Métrologie 8, B – 1130 Bruxelles. Tous nos participants sont donc protégés en cas de faillite ou d’insolvabilité de notre agence.

9.2 Information Planet est assurée en Responsabilité Civile Professionnelle tel que requis par son statut d’agence de voyage. 

10. Rgpd

10.1 Le prestataire s’engage à traiter les données à caractère personnel reçues du responsable du traitement en conformité avec les instructions du responsable du traitement. Ce dernier déterminera la finalité du traitement confié au prestataire. Le responsable du traitement est également responsable de la vérification des mesures techniques et organisationnelles mises en place par le prestataire.

10.2 Il est cependant convenu entre les parties que le client autorise Information planet et ses prestataires à communiquer ces données à caractère personnel à des tiers s’il est légalement tenu de le faire en vertu d’une réglementation en vigueur tant auprès d’une autorité judiciaire ou administrative ou qu’auprès d’une autorité reconnue par un texte légal.

11. Litige

11.1 Tout litige survenant lors de la conclusion ou de l’exécution du contrat et qui ne serait pas soumis à la Commission de Litiges Voyages conformément aux conditions générales, ressort de la compétence des Tribunaux de Bruxelles.

12. Force majeure

12.1 Information Planet est tributaire des législations et réglementations en vigueur dans les pays, les régions et districts scolaires d'accueil. Information Planet ne pourra être tenu responsable dans le cas où l’évolution des réglementations, de la législation, de la stabilité géopolitique ou diplomatique du pays d'accueil ne permettent plus la bonne organisation ou le bon déroulement du séjour en cours.

12.2 Si Information Planet est empêché de respecter le contrat en raison d'un cas de force majeure ou si ce cas de force majeure empêche la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la santé ou la sécurité du participant, Information Planet est en droit de suspendre l'exécution du contrat. Dans ce cas, le participant n'a droit à aucune indemnité pour dommages, frais ou intérêts.

12.3 Les situations suivantes s'appliqueront en cas de force majeure (liste non-exhaustive) : guerre, danger de guerre, catastrophes naturelles, grèves, émeutes, révolution, troubles civil ou politiques, pandémie, quarantaines, incendie, accident ou maladie du personnel, perturbation des activités, dispositions légales inquiétantes, ainsi que toute autre circonstance indépendant de la volonté d’Information Planet.

13.Garantie et réclamations

13.1 Information Planet propose un service de conseil et d’orientation pour aider le participant à s’inscrire dans des universités ou collèges. Information Planet ne pourra jamais être tenu responsable de l’acceptation ou non du participant dans une Université ou un Collège.

13.2 Toutes les réclamations émises après le retour du participant doivent se faire par courrier recommandé avec accusé de réception dans les 60 jours suivants le retour. La lettre recommandée devra être adressée au siège social de Information Planet en Belgique. Pour que la réclamation puissent être prise en compte, le participant et/ou ses représentants légaux devront prouver que Information Planet a bien été averti d’un manquement éventuel au moment où celui-ci est survenu.

13.3 Les réclamations ne suspendent pas les obligations de paiement du participant.

13.4 Après avoir constaté un manquement dans les services, le participant est tenu de faire tout ce qui est en son pouvoir pour prévenir ou limiter les dommages.

14 Divers

14.1 Étant donné l’aspect international des programmes et voyages proposés, Information Planet, ainsi que ses institutions partenaires sont amenés à transmettre et faire signer des documents officiels dans une autre langue sans pour autant fournir une traduction officielle dans la langue contractuelle du participant et d’Information Planet. De manière générale, ces documents externes à Information Planet s’avèrent utiles au bon déroulement du programme et son organisation car ils sont demandés par des institutions externes à Information Planet. Notamment les institutions partenaires, les universités à destination et autorités locales du pays.

15. Vie privée et image

15.1 L’étudiant octroie automatiquement le droit d’utiliser le matériel photographique ou audiovisuel (où l’étudiant pourrait figurer) comme matériel de publicité sauf si ce dernier émet une opposition. Cette autorisation peut être révoquée à n’importe quel moment par l’étudiant.


Version des conditions : 2020


Conditions de ventes relative à la loi sur la vente de voyages (clique sur le lien ci-dessous) :



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